各学院、相关单位：

     为适应我校档案工作发展的需要，规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）的有关规定，结合学校实际情况，决定在各学院、皖江学院、附属中学、附属小学、附属幼儿园设立档案室。现就有关事项通知如下：

     一、管理体制与职责范围

    （一）管理体制

      档案室既是本单位的内设机构，又是校档案馆的分支机构，档案室接受本单位党政主管的领导，同时接受校档案馆的业务指导。

    （二）职责范围

     1.负责收集、整理、鉴定、统计、保管本单位在各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种档案材料。

     2.编制本单位档案的检索工具，并按规定对外开放、提供利用。

     3.定期向档案馆移交本单位的案卷目录和具有保存价值的档案。

     二、设立条件

    （一）有相关档案管理的规章制度。

    （二）有明确的分管档案工作的领导。

    （三）具有一定档案业务知识、能认真履行岗位职责的专（兼）职档案员。

    （四）具有符合档案保管条件的档案库房。

     三、报备登记手续

     各学院、皖江学院、附属中学、附属小学、附属幼儿园应按照上列条件成立档案室，并向校档案馆填报《档案室登记表》一式两份，由校档案馆登记备案。

     四、档案移交手续

    （一）各档案室应于每年五月底之前向档案馆移交本单位上一年度形成的档案案卷目录和具有保存价值的档案。移交时，填写移交目录一式两份，双方经办人审核签名、加盖公章后一份留存档案室，一份留存校档案馆。

    （二）档案室应积极推行计算机辅助档案管理，按照档案馆统一规定的机读文件目录格式建立档案数据库，努力实现从注重档案实体管理到重在信息管理的转变，提高开发利用档案信息资源的能力。

     五、注意事项

   （一）归档范围和保管期限按安徽师范大学《文件材料归档范围及保管期限表》的要求执行。

   （二）档号的编制按安徽师范大学《档案实体分类方案》的要求执行。

   （三）档案室的档案管理人员应保持相对的稳定性，人员调离或岗位调整时，应办理档案及资料清点移交手续，并将人员变动情况报校档案馆备案。

     附件： 档案室登记表.doc

                                                                                                         安徽师范大学

                                                                                                        2015年5月4日