各部门、各学院：

     为准确、完整、系统地收集、保存2014年度文件材料，根据《高等学校档案管理办法》、《安徽师范大学档案管理办法》和《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，现将做好归档工作有关事项通知如下：
     一、归档范围
     凡2014年元月1日至12月31日期间内形成的属于归档范围的文件材料都应归档。
     1、各部门、各单位文件材料收集归档的具体范围详见《安徽师范大学各部门各单位文件材料归档范围》。
     2、皖江学院、附中、附小、附幼除自身业务档案自行保管外，其它涉及学校建设发展的文书等档案应归入校档案馆集中统一管理。确因工作需要，本单位可留存复制件。
     3、归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。
     4、各单位和个人获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。
     5、2013年及以前的文件材料因故未能及时归档的，也要在此次规定的时间内做好补充归档工作。
     6、不属于归档范围的有关文件材料，应作为备查材料由本单位、本部门短期保存，不需要留存的，请自行销毁，涉密件不得泄密。
     二、收集整理
     1、党群、行政类文件材料，以“件”为单位进行整理归档。教学、学籍、科研、基建、财会、出版、设备、外事类等文件材料，以“卷”为单位进行整理、立卷。
     2、由学校盖章印发的红头文件，由学校办公室统一收集归档；由各单位（部门）盖章印发的红头文件由各单位（部门）收集归档。归档时，请将文件头眷印为红色，同时附拟稿封面、附件等材料。拟稿封面及正文上须盖发文单位的公章，拟稿封面上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。
     3、归档时收集的材料必须齐全完整，真实、全面、准确反映活动全貌，整理时要遵循文件材料自然形成规律，保持材料之间的有机联系。

     4、立卷归档的材料必须是原件，无原件的归复印件，传真件须复印一份一并归档。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，一般以A4纸为宜。计算机打印的文件材料请使用激光打印，不得使用喷墨打印、色带打印。
     5、纸质照片、电子照片都应附相应的文字说明，说明拍摄时间、地点、摄影者、人物、事由、背景等。数码照片格式为JPEG或TIFF格式。毕业班学生合影应附对应照片中位置的学生名单。照片归档规格要求：超大照片长度不得超过60cm，宽度不得超过21cm；小照片冲洗规格为5吋。
     三、归档时间
     根据我校年度档案工作规律，各类档案归档时间规定如下：
     1、党群、行政、外事、出版、声像、电子、实物类文件材料以及教学、学籍、科研、基建、财会类档案中的综合管理性文件材料，按自然年度于今年5月29日前归档。
     2、教学、学籍类非综合管理性材料，往年积压的与综合管理性文件材料同时归档。
     3、科研、设备档案应当在项目完成后2个月内归档。
     4、基建档案应当在项目完成后3个月内归档。
     5、财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。
     6、全校性重大活动的文件材料，应在完成后的一个月内归档。
     7、领导指定的或有特殊规定的文件材料随时归档。
     8、2015年上半年形成的符合归档要求的各类档案，最迟可于10月31日前移交归档，原则上11月、12月不再受理接收归档，档案馆将积极做好全年的各项工作，迎接省档案局和省教育厅组成的检查组对我校档案工作进行年度执法检查。

     四、归档程序
     各单位兼职档案员将本单位2014年度文件材料进行收集、整理、分类、装盒，联系档案馆对口负责的专职档案员进行检查。如果检查合格，请将归档文件材料目录著录入南大之星档案管理系统中，其电子版一并复制或上传至档案管理系统内。著录完成后，填写归档材料交接清单（一式两份），经本单位分管领导审核后加盖单位公章，向校档案馆移交，办理好移交手续（如有清退件，请带回作为资料短期保存）。
     五、有关要求
     1、各部门、各单位要加强对本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，充分认识档案工作的重要性，要将归档工作纳入本部门日常工作范畴，保证兼职档案员工作时间。兼职档案员要根据本单位的年度工作实际，对照文件材料归档范围和质量要求，认真做好收集整理、立卷工作。收集工作要覆盖本单位内每一个科室、每一个工作人员，使形成的档案能详尽、有效地反映本部门活动的全过程，确保文件材料的齐全完整。
     2、要切实加强归档工作的责任制，任何单位和个人不得将档案据为己有。学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。凡文件材料积压多、归档工作任务大的单位，要组织人力，突击整理，确保归档工作按时完成。
     3、学校4月份将召开档案工作委员会第五次全体会议，会后档案馆将组织兼职档案员分类进行档案工作业务培训与交流（场次安排及时间另行通知）。
     4、为做好会议和培训准备工作，请各部门、单位将今年档案工作分管领导、兼职档案员名单加盖本部门、单位公章后于4月7日前报送档案馆（同时将电子版发送给侯彤老师，E-mail：ht880229@mail.ahnu.edu.cn，兼职档案员人数限制：各部门1人、各学院2人）。各单位在归档工作中遇到的业务问题，请与校档案馆业务指导科联系（联系电话：5910717）。

附件：1、 档案移交（接收）登记表.doc

         2、 2015年各部门、各单位档案工作分管领导、兼职档案员统计表.xls