各部门（单位）：
     为做好2016年度档案材料的归档工作，根据《安徽师范大学档案管理办法》和《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，现将档案材料归档工作的有关事项通知如下：

      一、归档范围
     凡2016年1月1日至2016年12月31日期间内形成的属于归档范围的各类档案材料都应归档。
     1、各部门（单位）各类材料收集归档的具体范围详见《安徽师范大学各部门各单位文件材料归档范围》。
     2、皖江学院、附中、附小、附幼的档案材料由本单位档案室暂行保管，业务上接受档案馆的监督、指导和考核。
     3、归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。
     4、各部门（单位）和个人获市级以上（不含本校）的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。
     5、2015年及以前的档案材料因故未能归档的，可以在此次规定的时间内做好补充归档工作。
     6、不属于归档范围的有关材料，应作为备查材料由本部门、本单位档案室或专兼职档案员短期保存。  
     二、归档时间
     1、党群、行政、声像、电子、实物类文件材料以及教学、学籍、外事、出版类档案于今年5月31日前归档。
     2、科研、设备档案在项目完成后2个月内归档。
     3、基建档案在项目完成后3个月内归档。
     4、财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。
     三、归档程序
     各部门（单位）专兼职档案员将本单位2016年度档案材料进行收集、整理、分类后填写《安徽师范大学档案移交登记表》（一式两份），经本单位分管领导审核后加盖单位公章，向档案馆移交，办理好移交手续（如有清退件，请带回作为资料短期保存）。
     四、有关要求
     各部门（单位）要加强对本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，充分认识档案工作的重要性，合理安排专兼职档案员的工作时间。专兼职档案员要根据本单位的年度工作实际，对照归档范围和质量要求，认真做好档案材料的收集、整理、立卷工作。收集工作要覆盖本单位内每一个科室、每一个工作人员，使形成的档案能详尽、有效地反映本部门活动的全过程，确保档案材料的齐全完整。凡档案材料多、归档工作量大的单位，要组织人力，及时整理，确保收集、整理、立卷、归档工作按时完成。   
                                          
                                                                              档案馆
                                                                        2017年4月18日