各部门、各单位：
为做好2015年度档案归档工作，确保各类材料准确、完整、系统、及时归档，根据《高等学校档案管理办法》、《安徽师范大学档案管理办法》和《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，现将档案归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
凡2015年元月1日至12月31日期间内形成的属于归档范围的各类材料都应归档。
1、各部门、各单位各类材料收集归档的具体范围详见《安徽师范大学各部门各单位文件材料归档范围》。
2、皖江学院、附中、附小、附幼除自身业务档案自行保管外，其它涉及学校建设发展的文书等档案应归入档案馆集中统一管理。确因工作需要，本单位可留存复制件。
3、归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。
4、各部门、各单位和个人获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。
5、2014年及以前的文件材料因故未能及时归档的，也要在此次规定的时间内做好补充归档工作。
6、不属于归档范围的有关材料，应作为备查材料由本部门、本单位短期保存，不需要留存的，请自行销毁，涉密件不得泄密。
二、收集整理
1、党群、行政类文件材料，以“件”为单位进行整理归档。教学、学籍、科研、基建、财会、出版、设备、外事类等文件材料，以“卷”为单位进行整理、立卷。
2、由学校盖章印发的红头文件，由学校办公室统一收集归档；由各单位（部门）盖章印发的红头文件由各单位（部门）收集归档。归档时，请将文件头眷印为红色，同时附拟稿封面、附件等材料。拟稿封面及正文上须盖发文单位的公章，拟稿封面上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。
3、归档时收集的材料必须齐全完整，真实、全面、准确反映活动全貌，整理时要遵循文件材料自然形成规律，保持材料之间的有机联系。
4、立卷归档的材料必须是原件，无原件的归复印件，传真件须复印一份一并归档。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，一般以A4纸为宜。计算机打印的文件材料请使用激光打印，不得使用喷墨打印、色带打印。
5、纸质照片、电子照片都应附相应的文字说明，说明拍摄时间、地点、摄影者、人物、事由、背景等。数码照片格式为JPEG或TIFF格式。毕业班学生合影应附对应照片中位置的学生名单。照片归档规格要求：超大照片长度不得超过60cm，宽度不得超过21cm；小照片冲洗规格为5吋。
三、归档时间
1、党群、行政、外事、出版、声像、电子、实物类文件材料以及教学、学籍、科研、基建、财会类档案中的综合管理性文件材料，按自然年度于今年5月29日前归档。
2、教学、学籍类非综合管理性材料，往年积压的与综合管理性文件材料同时归档。
3、科研、设备档案应当在项目完成后2个月内归档。
4、基建档案应当在项目完成后3个月内归档。
5、财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。
6、全校性重大活动的文件材料，应在完成后的一个月内归档。
7、领导指定的或有特殊规定的文件材料随时归档。
8、2016年上半年形成的符合归档要求的各类档案，可于10月31日前移交归档。
四、归档程序
各部门、各单位专兼职档案员将本单位2015年度文件材料进行收集、整理、分类、装盒，联系档案馆分管负责的专职档案员进行检查。如果检查合格，填写归档材料交接清单（一式两份），经本单位分管领导审核后加盖单位公章，向档案馆移交，办理好移交手续（如有清退件，请带回作为资料短期保存）。
五、有关要求
1、各部门、各单位要加强对本单位档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，充分认识档案工作的重要性，要将归档工作纳入本部门日常工作范畴，保证兼职档案员工作时间。兼职档案员要根据本单位的年度工作实际，对照文件材料归档范围和质量要求，认真做好收集整理、立卷工作。收集工作要覆盖本单位内每一个科室、每一个工作人员，使形成的档案能详尽、有效地反映本部门活动的全过程，确保文件材料的齐全完整。
2、要切实加强归档工作的责任制，任何单位和个人不得将档案据为己有。学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。凡文件材料积压多、归档工作任务大的单位，要组织人力，突击整理，确保归档工作按时完成。
各单位在归档工作中遇到的业务问题，请与校档案馆业务指导科联系（联系电话：5910713）。
档案馆
2016年4月19日
