各部门、各单位：

做好每年度档案材料的收集、整理、立卷和归档，是持续记录学校办学历史信息、促进学校建设和发展的一项重要的基础性工作。2007年学校在教学、科研、管理等方面都得到了很大的发展，也形成了大量极具保存价值的记录材料。根据今年学校档案工作安排,2007年度档案资料的整理与归档工作现已开始,请各单位按要求将2007年产生的所有文件、归档材料依法安全移交至校档案馆。

为做好归档工作，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

归档材料主要包括各部门在其职能活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史纪录。具体如下：

（一）机关各部门、校直各单位

1、党群、行政类：主要包括学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种文件、会议记录；各党政部门的工作计划、规划、总结等；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理、教学管理、科研管理、基建管理、外事管理等相关文件材料等。

2、教学类：主要包括全日制本、专科教育、研究生教育、成人教育等教学管理活动中形成的文件材料；招生管理形成的材料，如招生审批表、在校生名册、毕业生名册等；专业设置的请示、批复等材料；教学工作的有关文件和会议记录;优秀毕业生论文与设计。

3、学籍类：主要包括全日制本、专科教育、研究生教育、成人教育等学籍管理材料。如历年学业成绩表、研究生学位材料等。

4、科研类：主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料。

5、出版类：主要包括出版的学报、校报，以及校出版社编辑部的正式出版物等。

6、基建类：主要包括项目报批材料，地质勘探、地形测量材料，可行性研究、设计文件、工程管理、工程监理、施工、竣工图及竣工验收材料；各类房屋所有权证和土地使用证等。

7、设备类：主要包括各种国产和国外引进的（价值10万元以上）仪器设备在购置、安装、使用和维修中产生的全部技术文件材料。

8、财会类：主要包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册、住房公积金等方面材料。

9、外事类：主要包括综合管理、出国、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面材料。

10、声像类：主要包括各单位在各项活动中直接形成的声像载体材料。

11、实物类：主要包括教学、科研、管理等各项活动中获得的奖状、奖杯、证书、证章以及校际往来中赠送的礼品等。

（二）各学院

1、学院党委（党总支）工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表；建党工作有关材料；人员奖励有关材料；分团委工作的有关材料。

2、学院工作计划、总结、报告；学院开展各种学术活动的材料；与校外单位开展协作活动的材料。

3、学院重要活动的音像、照片资料；学院当年毕业生合影照片。

4、上级颁发给学院的各类荣誉（含实物）。

上述各类档案详细的归档范围请参照校档案馆网页中“业务指导”栏《安徽师范大学各类档案归档范围和保管期限表》执行。

二、归档时间

1、党政部门和能按自然年度归档的部门在2008年6月底以前完成立卷归档工作。

2、教学部门和能按教学年度归档的部门在2008年10月底前完成立卷归档工作。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成并通过鉴定验收后2个月内完成立卷归档工作。

4、财会部门在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后的次年5月底前归档。

5、设备、声像、实物档案随时归档。

6、全校性重大活动的文件材料，应在完成后的一个月内归档。

7、随时接收领导指定应接收的档案。

三、归档材料的整理

1、自2008年起，党群、行政类文件归档材料整理工作执行国家档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），要求以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。立卷时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。

2、教学、学籍、科研、基建、财会、出版、设备及科技开发等专业性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷，归档部门要将需装订的案卷材料装订后方可移交。

3、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助。请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。

4、校内发文由发文部门负责归档，请确保文件头为红色，同时附文件正本、底稿、发文笺、附件等。底稿及发文笺不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料，发文笺及正文上须盖发文单位的公章，发文签上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。学校行政办公系统中形成的电子文件鉴定与归档及“南大之星”档案管理系统著录工作由校档案馆负责。

5、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，一般以A4纸为宜，因不得已使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。计算机打印的文件材料请使用激光打印，不得使用喷墨打印、色带打印。

6、纸质照片应附相应的文字说明，说明拍摄时间、地点、事由等，反映同一场景的照片只需收集一张。数码照片应与纸质照片一同归档，格式为JPEG或TIFF格式。毕业班学生合影应附对应照片中位置的学生名单。

四、归档程序
    各单位兼职档案员将本单位2007年度文件、材料进行收集、整理、分类、装盒（档案盒从档案馆领取），联系档案馆进行检查。检查合格后填写归档材料交接清单，经本单位分管领导审核后连同档案材料一并送档案馆办理移交手续（网上著录的单位目录著录完毕后移交）。

五、几点要求

1、坚持原则性与灵活性相统一。归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；必须反映学校教育管理、教育实践活动的全过程，确保完整、准确、系统；必须对学校和社会、当前及长远具有参考价值和凭证作用。随着学校各项事业的发展，各单位形成的材料逐年会有所不同，不可能一一罗列于归档范围之中，这需要各单位结合年度工作灵活掌握。

2、严格执行部门预立卷制度。各单位档案材料须由兼职档案员主动收集、整理归档，认真填写《档案移交（接收）登记表》(见附件)，由所在单位分管领导审核并加盖单位印章，一式两份办理移交手续。要切实加强归档工作的责任制，任何单位和个人不得将档案据为己有。

3、开展针对性的业务培训。3月底至4月初校档案馆将对兼职档案员分类进行档案工作实务培训，届时请各单位将今年兼职档案员及分管领导变动情况一并报来。

特此通知

附件：档案移交（接收）登记表

                                                   二○○八年三月五日