各高等院校,各市档案局:
为进一步提高全省高等院校档案工作依法管理水平,促进档案法律法规在高校的贯彻实施,2006年11月27日至12月15日,省档案局、省教育厅组成三个检查组,对阜阳师范学院、阜阳职业技术学院等19所高等院校贯彻执行档案法律法规的情况进行了检查。现将检查情况通报如下:
一、基本情况
根据去年3月省档案局、省教育厅《关于继续对我省高等院校档案工作开展执法检查的通知》(皖档联发〔2006〕1号),省档案局、省教育厅联合开展了对全省高等院校的第二次档案执法检查。检查组在检查过程中发现,各受检高校不同程度地认识到高校档案工作依法管理的重要性和必要性,普遍重视此次检查,多数高校对照检查提纲认真开展了自查。从检查的情况看,这些高等院校贯彻实施档案法律法规的总体情况较好,具体表现在:
1、档案工作领导体制依法建立。受检高校大多对档案工作比较重视,普遍依法明确了分管档案工作的校(院)领导,建立了档案工作管理机构并配备了专职档案人员,部分高校档案工作实现了“三纳入”、“四同步”。淮北煤炭师范学院、黄山学院、巢湖学院及池州职业技术学院、宿州职业技术学院均明确由党委书记或院长分管档案工作,体现了学院对这项工作的高度重视;黄山学院、巢湖学院、宣城职业技术学院、阜阳职业技术学院专门成立了档案工作领导机构,以加强对档案工作的领导;阜阳师范学院、淮北职业技术学院根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的要求,明确综合档案室为副处级建制,并加强了对专职档案人员的充实和培养;池州师范专科学校每隔两年召开一次全校文秘及档案工作会议,用以会代训的方式对兼职档案人员进行培训。此外,该校每两年还开展一次系部教学档案检查评比活动,由校领导带队,有力地促进了教学档案管理水平的提高;滁州学院、六安职业技术学院将档案工作纳入学院的整体发展规划和年度工作要点,做到在布置、检查、总结、验收工作的同时,对档案工作实现“四同步”管理。检查组还注意到,在此次受检的高校中,涌现了巢湖学院院办主任张道才、滁州学院院办副主任樊彩萍、皖西学院档案室主任何秀清等一批懂业务、善协调、真抓实干的档案工作者,他们以奋发有为的精神和出色的成绩为学校档案工作做出了突出贡献。
2、档案管理机制初步形成。受检高校普遍以学校档案机构为核心,建立了档案工作网络,制定了档案工作相关工作制度,不少高校将档案工作所需经费或单独立项列入学校预算或实报实销,部分高校档案管理现代化开始起步。阜阳师范学院、六安职业技术学院建立了以院综合档案室为核心,各系、院直各单位负责人为本单位档案工作第一负责人、各部门秘书为兼职档案员的档案管理网络,集中统一管理学院的各类档案;滁州学院综合档案室抓住“规范化管理建设年”的契机,结合学校的发展实际,制订了《滁州学院档案工作管理办法》《滁州学院档案管理奖惩制度》等近二十件档案工作规章制度,并编印成册,在实际工作中严格执行;皖西学院在办公室分管领导及专兼职档案人员的岗位责任中明确档案工作职责,并纳入学院年度考核和各项评比的内容之中;巢湖学院根据《巢湖学院档案管理办法》的规定,形成了在院综合档案室人员指导下的部门文件材料归档制度,确保在每年的6月底前完成文件材料归档工作;黄山学院综合档案室积极调整室藏档案结构,把征集名人档案作为打造特色档案的突破口,建立了著名红学家白盾教授档案专柜,为该校档案工作增添了一抹亮丽的风景;淮北煤炭师范学院在档案工作规范化建设的基础上,档案信息化已经起步并初见成效。院综合档案室自1999年便开始使用津科档案管理软件,现已录入各类档案机读目录14017条,为快速、准确地查找档案奠定了基础。
3、档案安全保管条件基本具备。大多数受检高校依法建立了档案安全责任制并初步落实,档案用房基本做到“三分开”,配备了一定的档案保管、保护设备,档案实体尚未发现重大损毁现象。池州师范专科学校为综合档案室配置了近800㎡档案用房,设有技术管理室、调阅室、库房、陈列室;巢湖职业技术学院虽然目前综合档案室面积不大,但在新校区的规划模型中,一幢与图书馆楼同样风格和造型、相对独立、面积为500m2的综合档案室建筑已编制其中;宿州学院在用房十分紧张的情况下,将综合档案室调整至学院图书馆楼,并在2006年度一次性投入近6万元用于档案室建设及设备购置;亳州师范高等专科学校在经费十分困难的2004年,投入3万余元将原校长室改扩建为新的综合档案室;宣城职业技术学院认真执行档案安全责任制,档案人员定期对档案资料保管情况进行检查,并按照学院安全应急处置预案,对可能危及档案室的灾害隐患,制定了应急措施,确保档案安全万无一失。
4、档案利用服务取得实效。受检高校多数编制了档案检索工具,积极开发档案信息资源,主动为学校各项工作提供服务。巢湖学院综合档案室近年来编制了“归档文件目录索引”、“人员职务任免情况”、“人员职称评聘情况”等专题检索工具,最大限度地方便了提供档案利用;淮北煤炭师范学院综合档案室在加强档案基础业务建设的同时,先后编写了学院组织沿革、大事记、基础数字汇编,还配合其他部门编写了学院规章制度汇编、教学文件汇编、学院动态年鉴等参考资料;六安职业技术学院强化档案利用服务意识,院综合档案室为学院的规划建设、提高办学水平以及为六安市经济建设提供了优质高效服务,取得了良好的社会效益;阜阳职业技术学院档案室在2001年学院地基划界工作中,提供了原始的《校基交接合同》,及时化解了与学院周边村民的纠纷;滁州职业技术学院综合档案室在学院基建项目建设过程中,提供了有关基建项目的原始凭证及滁州市为发展高职教育出台的相关政策依据,在一次性为学院节约了近百万元的各类规费支出、取得明显经济效益的同时,还让全院教职工切实体会到档案的价值和档案工作的重要性。
二、存在的主要问题
检查组发现,虽然各受检高校在档案工作依法管理上取得了一定成绩,档案工作水平在原有基础上得到不同程度的提高,但仍存在不少问题,主要有:
1、高校档案工作整体发展不平衡。从此次检查的情况看,受检高校的档案工作整体发展水平参差不齐。主要表现在:新建高校尤其是职业技术学院档案工作整体水平逊于同级机关、企事业单位和老的高校;多数高校的档案工作水平逊于本校的教学、科研、管理等工作;大部分高校档案业务管理水平逊于国家和省主管部门对档案业务管理的规范要求。不少高校这几年忙于组建、扩招和新校区建设,从思想上、组织上忽视了对档案和档案工作的关注和领导,缺乏具体管理措施,档案工作处于边缘化状态。
2、档案管理机制运转不力。检查组在检查中注意到,宣城职业技术学院、宿州教育学院等学校形成的档案分散在机关各部门、各系管理,没有依法对学校的全部档案实现集中统一管理;宿州学院、池州师范专科学校、六安职业技术学院等学校的已归档文件材料尤其是基建档案不够完全、准确、系统;巢湖职业技术学院、池州职业技术学院等学校档案工作网络由于受到种种主客观因素的制约,未能有效运转;多数高校虽然依法建立了档案工作相关制度,但在制度落实上缺乏相关的配套保障措施,反映突出的是业务部门文件材料归档制度落实不到位、档案工作奖惩制度未能兑现等。
3、档案安全保管与规范管理水平较低。检查中发现,皖西学院、亳州职业技术学院等学校档案库房面积狭小、设计不规范;宿州职业技术学院、宿州教育学院缺乏必要的档案保管保护设施和设备,达不到档案法律法规规定的“八防”要求;部分高校虽然制订了档案安全责任制,但在具体落实过程中却存在重视不够、配套措施不完善等问题,档案安全保管得不到有效保障。阜阳职业技术学院综合档案室业务管理不够规范,档案分类、排列、编号、编目、装订以及档案装具、封面用纸、字迹材料等不符合国家有关标准规范要求;滁州、巢湖职业技术学院对合并前的中专学校的文件材料没有完全规范整理归档,甚至存在整包打捆、堆积存放现象。
4、档案信息化建设相对滞后。检查组注意到,不少受检高校综合档案室虽然配备了计算机、打印机、扫描仪等现代化办公设备,但没有安装档案管理软件,档案工作仍处于手工管理阶段,档案信息化建设尚未起步,这种状况与高校信息化建设的发展形成了很大的反差;有的高校虽然已经购买并安装了档案管理软件,但也仅仅停留于档案目录数据库建设,纸质档案数字化、多媒体档案数字化以及电子档案的管理还没有提上议事日程,亟待加快信息化建设步伐。
5、档案工作队伍亟待充实,人员素质急需提高。检查情况表明,绝大多数受检高校的专职档案人员数量离《普通高等学校档案管理办法》的要求相差较大;淮北职业技术学院、亳州职业技术学院等高校专职档案人员还承担了办公室的其他工作,对档案工作投入的时间和精力明显不足;六安职业技术学院、池州职业技术学院等高校专职档案人员对文书档案的管理要求比较熟悉,对教学、基建、设备等类档案的管理知识则相对欠缺;阜阳师范学院、亳州职业技术学院高校的专职档案人员虽然具备较高的档案专业素养,有的还被评聘为档案专业中、高级技术职务,但其所在高校档案业务基础工作水平较差;此外,多数受检高校尚未对兼职档案人员开展系统的、有针对性的档案业务培训,也在很大程度上制约了部门文件材料归档制度的落实。
三、几点要求与打算
1、各受检高校要对检查组提出的反馈意见认真进行梳理,尽快提出解决存在问题的方案;检查组提出限期整改的高校,应将整改方案尽快报送省档案局与省教育厅,并按期付诸实施,确保到期兑现对检查组作出的承诺。
2、全省各高校要继续加大档案法律法规和标准规范的执行力度。今年是《中华人民共和国档案法》颁布实施20周年、《安徽省档案条例》颁布实施10周年,各高校要抓住这个契机,掀起学习、宣传的热潮,进一步提高学校各级领导及全体教职工对高校档案工作重要性的认识,增强他们的档案意识和依法管理档案的观念。
3、全省各高校要进一步健全、理顺档案管理体制和工作机制,切实加大对档案工作的投入,继续改善档案保管、保护条件,加强档案业务规范整理,努力夯实档案工作基础。与此同时,各高校应加快档案信息化建设步伐,在经费投入、人员配备等方面给予重点支持,力争尽快扭转高校档案信息化建设的落后局面。
4、省档案局、省教育厅将进一步加大对高校档案工作的监督检查力度,2007年拟继续组织对高校的档案执法检查,重点是职业技术学院。同时,根据高校的具体情况,采取分类指导的方法,力争在较短时间内使各层次高校的档案工作水平得到不同程度的提高。
5、为加强对全省高校专兼职档案人员的培训,省档案局、省教育厅将在今年适当时间联合举办高校档案业务培训班,各高校要积极派员参加学习,使专兼职档案人员的综合业务素质和工作能力得到提升,更好地适应高校档案工作发展的实际需要。
6、省教育厅将在高校档案执法检查全部结束后召开全省高校档案工作会议,全面总结高校档案工作,交流档案工作经验,对在高校档案工作中涌现出的先进单位和个人进行表彰,规划、部署高校档案工作,推动高校档案工作水平的健康、持续发展。
7、全省高校档案工作协会要更好地发挥其人才优势和桥梁纽带作用,加强各高校之间的业务交流与信息沟通,开展有关学术研讨,以此带动高校档案工作整体水平不断向前推进。
8、各市档案局要切实履行法律赋予的职能,抓住高校档案执法检查的契机,建立并加强与本行政区域内各高校的业务联系,进一步加大监督指导力度,为高校档案工作的稳步发展尽职尽责。