9月18日下午，中南大学档案RFID管理系统项目专家验收会在校档案馆举行，验收评审专家组由湖南省档案局局长胡振荣、武汉大学档案馆馆长涂上飙、湖南省档案局科技信息处处长仇壮丽、湖南第一师范学院档案馆馆长刘立勇、湖南中医药大学档案馆馆长孟瑛及校内有关职能部门负责人组成，涂上飙任组长、仇壮丽任副组长。中南大学档案馆馆长、档案技术研究所长乔硕功主持会议。
中南大学档案技术研究所常务副所长向禹介绍了档案RFID管理系统项目实施背景和建设内容：由于中南大学档案馆库房分散和档案调阅频繁，特别是财务档案的调阅率逐年上升，为解决案卷的精确管理和安全问题，引进RFID技术管理档案案卷是目前最佳的方案之一。建设内容主要包括四个方面：案卷和档案柜加装电子标签；库房主要出入口安装门禁和联动监控，且实时报警和大屏显示非法出库照片；配置馆员工作站、盘点车及电子标签加工设备等；RFID系统与德立信数字档案馆系统融合、实现让数据跨系统跑路，减少人员的繁琐操作。
专家组听取了项目承建方浙江立芯信息科技股份有限公司马鸣副总经理关于项目实施情况的汇报后，通过资料审查、现场演示和抽检、专家质询等方式，专家组认为项目精细化管理效果较好，系统可扩展且兼容性好，成果与立项目标一致、符合国家标准达到合同要求，一致同意通过验收。
胡振荣局长对我校档案工作给予了高度评价，他说，中南大学对档案工作非常重视，投入很大，管理水平走在湖南省前列，运用物联网技术实施精细化管理的方向是正确的，要进一步加强档案与档案信息的安全控制。涂上飙馆长肯定了项目建设成果和中南大学档案工作取得的成绩，他说中南大学的档案工作特别是档案信息化建设，一直走在全国高校的前列，并希望继续发挥引领作用，做好档案资源的开发与利用。仇壮丽处长提出三点建议：RFID系统面向内部管理，公共信息要注意保护隐私，重视系统集成过程中间的难题。
乔硕功馆长对专家组表示感谢并简要汇报了中南大学档案工作。虽然在馆舍条件上，离国家和行业要求有较大差距，但近年来，学校加大档案工作的投入力度，在档案信息化建设和档案安全方面做了很多工作，RFID项目的实施使中南大学档案实体精细管理和安全管理又上一个台阶。今后将继续推荐档案信息化建设，加大档案信息资源研究与开放力度，全面提升档案服务能力，加强技术理论与档案大数据研究，让档案数据活起来，为学校“双一流”建设做出积极贡献。
