关于印发《安徽师范大学档案管理办法》的通知
各部门、各单位：
《安徽师范大学档案管理办法》业经2017年4月27日校长办公会研究通过，现印发给你们，请遵照执行。
特此通知。
安徽师范大学
2017年5月2日
安徽师范大学档案管理办法
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》、《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的学校档案是指安徽师范大学在建设和发展中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，也是学校各项工作的组成部分，学校把档案工作纳入总体发展规划和整体考核评估指标体系。
第四条 学校各类档案必须遵循统一领导、集中管理的原则，任何部门（单位）和个人不得将应归档的材料截留在本部门（单位）或据为已有。
第五条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第六条 学校成立由校长为主任委员、分管档案工作的校领导为副主任委员、各部门（单位）相关职能部门档案工作分管领导为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。
第七条 学校设立档案馆，档案馆为处级建制，既是学校档案工作委员会的执行机构和档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案并提供使用和服务的部门，同时还肩负着爱国爱校教育、校史校情教育等任务。
第八条 档案馆根据工作需要，在馆内设立相应的科室，负责全校各类档案的接收、管理、利用、编研、数字化工作。校内各部门(单位)档案工作接受档案馆的业务指导、监督和检查。
第九条 档案馆馆长一般应具有高级以上专业技术职务任职经历。档案馆工作人员应具有本科以上学历和档案业务知识、现代化管理技能。新进档案馆工作人员须是中共党员，具有硕士研究生及以上学历。
第十条 档案馆工作人员列入学校事业编制。编制人数按照原劳动人事部和国家档案局颁发的《地方各级档案馆人员编制标准（试行）》确定。实行专业技术职务聘任制和职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十一条 学校各部门(单位)配备专职或兼职档案工作人员，实施学校档案工作计划、规划、收集、整理、立卷和向档案馆移交本部门、本单位形成的档案材料。
第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按国家和学校主管部门有关规定予以补助。
第十三条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、考核、验收各部门（单位）档案工作。
第十四条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。档案材料的归档范围和保管期限按《安徽师范大学各类档案归档目录和保管期限表》执行。
第十五条 学校加快推进数字档案馆建设，把数字档案馆建设纳入学校信息化建设的整体规划，以档案目录数字化为基础，以馆藏档案全面数字化为方向，切实推进档案存储数字化。
第十六条 学校实行档案材料形成部门（单位）、课题组立卷归档制度。各部门（单位）专兼职档案员应当按照归档要求，及时整理档案和立卷。立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门（单位）档案工作分管领导检查合格后向档案馆移交。
第十七条 档案馆定期对馆藏档案进行鉴定，将保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十八条 档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十九条 学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，原则上由档案馆集中管理。
第二十条 档案馆对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，按照《安徽师范大学档案馆应急预案》的规定及时处理。
第二十一条 档案馆要做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度，实行专人负责，严格按照“九防”要求管理库房。未经批准，非本馆人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案馆；涉密档案未经规定程序不得查阅；
第二十二条 档案馆要执行档案统计年报制度，并按照国家和主管部门有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第二十三条 档案馆要执行学校保密制度，在确保档案安全的前提下，经学校授权，按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十四条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。干部人事档案的利用，根据干部人事档案的有关规定执行。
第二十五条 档案馆为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。学校各部门（单位）和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应无偿和优先提供。
第二十六条 学校档案利用涉及未公开的档案内容，经由档案形成部门（单位）或个人同意，必要时报请校长审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密部门批准。
第二十七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案复制专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十八条 档案馆要采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作和校史研究工作。
第二十九条 学校确保档案工作和设备的经费需要，所需经费列入学校预算，单项专款由档案馆统筹安排。
第三十条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，库房面积应满足今后二十年档案工作发展的需要。为档案馆配置必要的设备和恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。
第三十一条 学校设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第三十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）被国家、省级行政部门表彰的档案工作先进集体和先进个人；
（二）被学校表彰的档案管理工作先进集体和先进个人；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十三条 有下列行为之一的，学校对责任人依规给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）违反规定出具档案证明的；
（七）其他违反档案法律法规的行为。
第三十四条 本办法适用于学校各部门（单位）。
第三十五条 本办法自发布之日起执行，由校档案馆负责解释。原《安徽师范大学管理办法》校办字〔1998〕23号同时废止。
安徽师范大学办公室 2017年5月2日发
