为适应档案信息化建设要求，积极开发档案信息资源，为学校的发展做好服务，我们学校引进了南大之星档案管理系统（网络版），根据国家有关档案著录标准，综合南大之星档案管理系统录入的特点和要求，结合我校档案管理的实际工作情况，制定本标准。

   1.目录数据库类目
   1.1按照档案的门类,我校档案根据高校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质及本校的实际情况，目前确定为十二个一级类目。一级类目是高校档案实体分类的最高层次，其标识符号通常由类目的名称主词的汉语拼音的第一个拼音字母表示。二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。二级类目的标识符号采用《高校档案实体分类法与高校档案工作规范》所规范的“双位制”。如“综合”为11（注：学籍档案、实物档案因没有综合类材料例外），其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。具体参见我馆网页中《业务指导》栏目中公布的《高等学校各类档案归档目录及保管期限表》。
   各门类其名称、标识符号、二级类目号和主要内容如下：
   党群档案（DQ）：主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。二级类目11综合，12纪检，13组织，14宣传教育，15统战（包括民主党派材料），16工会（包括妇女工作材料），17团委（包括学生社团材料）。二级类目号分别表示为DQ11、DQ12……DQ17。
   行政档案（XZ）：主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。二级类目11综合（包括学校评估、教代会、校史和院系所等单位综合材料），12人事（包括师资材料），13监察审计，14武装保卫，15总务（包括后勤），16档案、图书、文博，17学生工作，以此类推…，二级类目号分别表示为XZ11、XZ12……XZ17…。
教学档案（JX）：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料（学籍部分除外）。二级类目11综合（包括学生运动会、教学评估、优秀教学评奖等材料），12学科与实验室建设（包括专业设置），13招生，14学籍管理（主要是学生奖惩材料），15课堂教学与教学实践，16学位，17毕业生（毕业生信息反馈工作），18教材。二级类目号分别表示为JX11、JX12……JX18。
学藉档案（XJ）：主要包括本、专科毕业学生的学生成绩表和毕业研究生的成绩表及论文开题、评阅、评议、答辩、授予学位等情况的文件材料。二级类目11研究生教育，12全日制本专科教育，13成人教育，二级类目号分别表示为XJ11、XJ12、XJ13。
   财会档案（CK）：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。二级类目11综合，12会计报表，13会计帐簿，14会计凭证，15工资清册（包括奖金、助学金），以此类推…二级类目号分别表示为CK11、CK12……CK15…。
   出版档案（CB）：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。二级类目11综合，12安徽师大报，13安徽师范大学学报（文科在前、理科在后各自按出版时间排序），14安徽师大出版社出版论著，15高校辅导员学刊，16学语文，17中学生化学，以此类推…二级类目号分别表示为CB11、CB12……CB17…。
   外事档案（WS）：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。二级类目11综合，12出国、境（国际合作与会议材料入WS14），13来校（国际合作与会议材料入WS14；外国留学生工作材料入WS15。），14国际合作与会议，15外国留学生工作，以此类推…二级类目号分别表示为WS11、WS12……WS15…。
   科学研究档案（KY）：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。二级类目11综合，12文科（纵向），13理科（纵向），14横向项目（包括文、理科），15学位办项目，二级类目号分别表示为KY11、KY12……KY15…。
   仪器设备档案（SB）：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。二级类目11综合，[12]按仪器设备种类（或按使用单位）设置类目。
   基本建设档案（JJ）：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。二级类目11综合，[12]按单项工程设置类目。
   声像载体档案（SX）：主要是指信息管理中心、宣传、报刊、出版和其他声像材料形成部门在工作中形成的声像载体文件材料。二级类目12照片，13录音制品，14录像制品，15幻灯片，16磁盘，17影视胶片，18缩微胶片，19光盘，以此类推…，二级类目号分别表示为SX12……SX19…。
   实物档案（SW）：主要是指单位或个人在各项活动中形成的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的文件材料。二级类目11题词，12赠品和纪念品，13奖品（包括奖牌、奖杯、奖章、奖状等）、14证书（包括毕业证书、学位证书、荣誉证书、资格证书等），15印章，16牌匾，以此类推…，二级类目号分别表示为SW11……SW16…。
   1.2档号是存取档案的代号，排架的依据。必须反映高校档案的分类体系和物理位置。编制档号必须符合唯一性、合理性和稳定性的要求。档号由年度号+分类号+案卷号组成，在南大之星档案管理系统中体现为一级目录+二级目录+三级目录，其中年度号由四个阿拉伯数字组成，如：“2007”。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，比如：“行政会议纪要材料”按分类属于“行政综合”，其一级类目为“XZ”，二级类目为“11”，两者组成分类号为“XZ11”。案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码，一般可以理解为案卷或文件的自然流水号。比如1978年内容是党委会议记录的第16号卷的档案，档号可标为：1978—DQ11—16。
   1.3进行数据采集时，应将收藏的档案按保管期限排列的顺序录入数据库。2006年12月《机关文件材料归档范围和文书档案管理期限规定》发布之前，仍按永久、长期、短期顺序排列。新《规定》施行之后，简化整理，将党群、行政类档案由卷改为件进行管理。根据我校的实际情况，保管期限为永久、30年、10年的档案分别用英文大写字母A、B、C表示，在分类号中同时标识，即在南大之星档案管理系统中录入时的二级目录中标识，如“XZ11A”就代表这件档案是永久保管的行政综合类档案。其他门类档案仍按永久、长期、短期的保管期限顺序录入。

   2.目录数据库数据结构
   2.1.必录项
   2.1.1 一、二、三级目录  这里提到的目录，不同于以上提到的档案的类目，而是档案管理系统中，大量的档案数据、为了便于管理，系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。这个类有时也被称之为类目。在这里，目录就相当于windows中的活页夹的概念。系统允许的最大目录层数为三个层次，也就是一、二、三级目录。这个三级目录相当于每条记录的某个分类属性，其依附于数据，如果没有一份文件或案卷属于某个特定的目录，那么这个目录也就不会存在。建立新目录的方法就是新建属于这个目录的案卷或文件。如用户有一批文件和案卷是属于2002年、行政类的，那么用户可以在当前的档案集中新建一个目录：2002—XZ；这个案卷放在自己单位命名的暂存文件夹中。
   在对一、二、三级目录进行数据采集时，一级目录录入年度号，由四个阿拉伯数字组成，如：“2007”；二级目录录入分类号，如“XZ11”；三级目录录入案卷号，即档案馆（室）内案卷或文件排列的顺序号，也是案卷或以件为单位的文件目录内每一案卷（文件）的编号，除研究生学籍档案因数量多为四位数外，一般都采用三位数，位数不足部分补零。如：案卷号为“23号”，录入时为“023”。
   2.1.2实体分类号  实体分类号由“年度号-分类号”组成，如“2007-XZ11”。即录入状态下的“一级目录-二级目录”组成。
   2.1.3案卷/盒号及馆编件号  “案卷/盒号以及馆编号”是案卷号与件号（卷内顺序号）的统一。其中数字的整数部分表示案卷号；小数部分表示件号(支持四位)；如果这个数字是纯整数，表明这条记录表示一份案卷的著录信息（深蓝色），如果这个数字是整数+小数，表明这条记录表示一份卷内文件的著录信息（浅蓝色），这个数字就是它的案卷号+件号；对于文件级归档而言，整数部分可以表示为盒号，小数部分分两种情况：一是按照大流水录入，二是按盒内顺序号录入，具体选择哪一种录入方式要根据实际情况来确定。
   2.1.4保管期限  立卷时划定的卷内文件或案卷保管期限，按保管期限录入，录入界面是点击选择“永久、长期、短期”。根据2006年12月18日公布施行的国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案管理期限规定》的第六条规定：机关文书档案的保管期限定为永久、定期。定期一般分为30年、10年。所以增加了“30、10”两个选择项，供2007年按《规定》施行后的档案使用。
   2.1.5密级  文件制发机关给文件确定的保密等级，有公开、内部、秘密、机密、绝密，可以根据档案密级情况进行点击选择。如果经过鉴定的文件，就采集鉴定后的密级。
   2.1.6正题名  即文件或案卷的标题，通常应照实抄录（公文标题应省略责任者部分；为了检索需要，凡涉及到年度的应统一改为阿拉伯数字，如“一九四九”录为“1949”）。没有标题或标题不能说明文件内容的，应自拟标题，外加“[]”符号，如合同、协议等。案卷都需自拟标题，其要求基本与文件自拟标题要求一致，但无需外加“[]”符号。
标题是表达中心内容、形式特征的名称。主要组成：文件中心内容+文种。题名必须准确地反映文件内容，力求简洁。
有多份文件组成一件的，文件与文件间用“；”隔开。
   2.1.7责任者 对文件内容进行创造或负有责任的团体或个人，即文件的署名者。
   2.1.7.1责任者有多个时，立档单位本身是责任者的必须录入，在责任者著录项中，因受字节数限制，一般只允许录入两个责任者。另一个一般选择文号制发单位。上级来文，则选择立档单位的直属部门，两者之间用“/”相隔。
   2.1.7.2未署责任者的文件，先对文件进行考证，考证不出的，可不录。
   2.1.7.3机关团体责任者必须是全称或不发生误解的通用简称。如：中国共产党中央委员会简称中共中央,中华人民共和国外交部可简称外交部，安徽省人民政治协商会议简称安徽省政协,安徽省人民政府人事厅简称安徽省人事厅，不应简称为“中央”、“本部”、“政协”、“本厅”。个人责任者一般只录入姓名。原文只提供个人责任者的姓和职务的，应录入考证出的真实姓名，如：“毛主席”，应录为“毛泽东”。无法考证的按原件录入。
   2.1.8页数（页号） 实行旧规则的档案是指案卷内每页文件排列的顺序号，录入时录起始页号，如第一份文件是1-7页，录“1”即可，最后一份文件需同时录入起止号，格式要求起号与止号之间用半角“-”隔开，如“24-35”。这表这卷档案共有35页。实行新规则整理的档案要求每件独立编制页号，所以它的页数是每件的总页数，如第一份文件共17页，录“17”即可，第二件共9页，录“9”即可，以此类推。
   2.1.9件数 指案卷内所有文件的总数或指一盒档案内归档文件之和。由于南大之星档案管理系统自身的原因，没有显示件数的填写栏，经协商后将规格与件数通用。当显示为规格时，不影响打印，打印时会自动修正为件数。
   2.1.10时间（发文时间、起止时间）进行文件著录时，这个时间指文件形成的时间，一般指文件末的落款时间。采用全数码编写法，标准格式如：1986年3月15日编写为“19860315”。只有月份如“2月”则录为“00000200”。
   进行案卷著录时，这个时间指起止时间，由案卷内形成最早的一份文件时间与形成最晚的一份文件时间构成。标准格式是年月日之间用半角“.”隔开，起始时间与最后时间之间用半角“-”隔开，如：1986年3月15日至1989年4月22日编写为“1986.3.15-1989.4.22”
   2.1.11类目 指著录的案卷或文件所属的门类名称。如：“党群类、行政类” 等。由于南大之星档案管理系统自身的原因，没有类目这个重要的填写项，通过与开发商协商，将文件时间项下方的归档单位项与类目通用，所以在进行文书档案著录时，归档单位项应填为类目内容；当进行科技档案（包括基建、设备、科研、出版类档案）著录时，则填写为编制单位。注意：录入文件时，归档单位属于非录项。
   2.1.12输入员 指承担该档案著录工作的实际责任人，一般指兼职档案员或承担这项工作的老师，而协助整理或录入工作的研究生助管、学生助理等人不得作为输入员署名。
   2.2选录项
   2.2.1副题名 即文件的副标题。绝大多数文件都没有副标题，由于实际著录中，为了便于利用检索，必须将有参考利用价值的内容摘录下来（如职称或职务变动、退休或离休通知等），外加“[]”符号表示。如：关于聘任李XX等47位同志高级专业技术职务的通知[刘XX…聘任为副教授；李XX…聘任为教授]。通常情况下录入的字数超过最大限数时，正题名一个栏内录不下来，则补录在副题名项中，外加“[]”符号表示。如果还录不下来，可以在WORD文档中录好后，复印在全文（即文件、案卷提要）中。
   2.2.2附注 附加说明内容，如缺页，缺原件，缺附件，圆珠笔、铅笔、红蓝墨水字迹等。
   2.2.3主题词或关键词 提示文件主题内容的规范词，一般根据《档案主题词表》、《公文主题词表》选用。南大之星档案管理系统可以自动生成，一般不需要录入。
   2.2.4载体类型 记载文件、档案、资料的载体类别，如纸、甲骨、唱片、磁带、磁盘光盘等。
   2.2.5 文本项 指一份文件在形成过程中不同稿本的名称，有草稿、定稿、正本、底图、蓝图等点击选择即可。

   3.数据质量要求
   3.1分类要求：所有目录必须分清类目；分清保管期限；分清文件级还是案卷级,标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。
   3.2著录要求：凡进入数据库的数据都要按照统一的数据格式进行著录，题名中的责任者、内容、文种等各要素要明白无误。任何一条数据都要符合独立检索的要求，都能独立提供利用。各单位原数据转换时也要遵此要求，必要项不得残缺。
   3.3因为在档案进行实体排架时，从维护档案的整体性和方便查找考虑，一般不考虑保管期限，所以档号的顺序将会沿用到档案的实体排架工作中，故在编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可先按永久、长期、短期（2007年后保管期限分为永久、30年、10年）的顺序排好后再编档号。
   3.4完整准确要求：凡录入数据库的数据必须与原件核对，差错率不得大于0.2%。