1、在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查找的文件资料？  
    答：只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提高档案意识，提高兼职档案员业务能力。只有移交齐全完整，才能避免这个问题。

    2、多份会议记录可以归为一件吗？
    答：2007年之后文书档案实行以“件”为单位的归档原则，所以多份会议记录不能归为一件。要一次会议记录“为一件”。

    3、2015年一月完成的2014年度的统计表放在哪一年啊？ 
    答：放在2015年里。因为一般情况下，上一年的统计表下一年才能做出来。放在2014年里日期是不符的，主要按材料形成时间归档。

    4、单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？  
    答：党群、行政、外事、出版、声像、电子、实物类文件材料以及教学、学籍、科研、基建、财会类档案中的综合管理性文件材料，按自然年度于次年5月底前归档。科研、设备档案应当在项目完成后2个月内归档。基建档案应当在项目完成后3个月内归档。财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。全校性重大活动的文件材料，应在完成后的一个月内归档。领导指定的或有特殊规定的文件材料随时归档。
    5、 文书档案整理的方法是什么？ 
    答：一般按一事一件的原则整理，并可整合文件（如请示与批复，转发文与被转发文，正文与附件，正文与定稿整合归档）。

    6、请问“请示”和“批复”怎样来存，是做为一件还是分别来存？ 
    答：同一事件批复在前，请示在后。作为一件存档。

    7、档案库房修建时应注意什么?
     答：档案库房应尽可能选择1楼，不可选地下室，如2楼以上要考虑楼板承载。办公室选择阳面的的房子，库房选择阴面的房子，窗子不要太大，避免日光。库房内不要走上下水管道，消防、暖气管道很重要。如使用密集架，应将密集架轨道植入地板，方便书车推动。消防要选气体消防。

    8、跨年度的会议记录应归到哪个年度?
    答：跨年度的会议记录应归到会议的闭幕年。

    9、三室分开具体指的是什么啊？ 
    答：档案库房、办公室、阅档室分开。
    10、所有档案实行电子化，不再归档纸张版。行吗？
    答：这样做在档案管理上是不规范的，电子文件和纸质文件在归档问题上将长期并存，形成电子文件和纸质文件的同时归档，即双轨制，也叫双套制。双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。

    11、荣誉证书，专利证书等以证书形式下发，没有文件的，怎么归档？ 
    答：归档在实物档案里，写明证书名称，发奖单位（也叫责任者），获得时间。

    12、请问单位的锦旗、奖牌、奖杯怎么处理？  
    答：可放在显眼的展示柜或会议室中，发挥它们的宣传作用，对那些不归档到档案馆的实物，必须要拍照存档，将照片放入档案袋后归档至档案馆，照片与实物编号相一致并形成目录。建议将市级以上奖项的奖牌、奖杯等归档至档案馆永久保存。

    13、上级发的，要求本单位参会的通知是否有必要归档？上面有领导的批示某某参加。 
     答：普发性文件可不归档。

    14、声像档案不冲洗只交电子版行吗？
    答：不可以。声像档案和文书档案一样，实行“双套制”归档，即纸质版一套电子版一套。纸质照片、电子照片都应附相应的文字说明，说明拍摄时间、地点、摄影者、人物、事由、背景等。数码照片格式为JPEG或TIFF格式。毕业班学生合影应附对应照片中位置的学生名单。照片归档规格要求：超大照片长度不得超过60cm，宽度不得超过21cm；小照片冲洗规格为5吋。

    15、复印件和传真件怎么归档啊？
    答：归档材料最好是原件，无原件的归复印件，传真件须复印一份一并归档。